FAQ Optical

Para aceder ao Optical deve utilizar o link https://optical.ponto25.com/ e clicar em Login. A seguir escolha a opção web-principal e coloque os dados de acesso: entidade, utilizador e password.

Se por algum motivo não conseguir aceder à aplicação escolha a opção web-alternativo.

Caso ainda não conheça a aplicação pode aceder a uma versão demonstração durante 15 dias.

Sim, o utilizador não tem de se preocupar com isso. As cópias de segurança são efetuadas automaticamente pelo Optical, duas vezes por dia, de forma a garantir a total segurança da informação.

A segurança é um aspeto ao qual damos muita importância. Por isso os nossos servidores estão alojados nos melhores data center existentes no mercado, com backups automáticos duas vezes ao dia, semanais e mensais.

Em relação à ligação ao servidor são efetuadas através do protocolo https.

Inicialmente receberá os dados de acesso no seu e-mail, mas ao aceder ao Optical pela primeira vez deverá alterar a password.

O que recomendamos é que escolha uma password fácil para se lembrar, mas difícil para se descobrir.

Para criar uma prescrição acede à opção Movimentos -> Prescrições -> Optometria.

Deve introduzir o cliente, o médico e a seguir indicar a graduação referente ao olho direito e esquerdo. Indique também o tipo de lente e armação. No final clique em Gravar.

Para criar uma prescrição acede à opção Movimentos -> Prescrições -> Contactologia.

Deve introduzir o cliente, o médico e a seguir indicar a prescrição referente ao olho direito e esquerdo. Indique também o tipo de lente. No final clique em Gravar.

Após criar uma prescrição, tanto de optometria como de contactologia, pode convertê-la automaticamente em um documento de venda.

Na ficha de cada prescrição encontra o botão “Faturar”, através do qual pode converter a informação existente em documento de venda.

Sim, pode emitir o número de recibos que pretender para um cliente. Após indicar o cliente, seleciona o número de recibos que este irá liquidar.

Podem ser pagamentos pela totalidade ou parciais, indica os valores e grava. O recibo é emitido e indica as diferentes faturas liquidadas com os valores correspondentes.

Depende. O administrador pode limitar quem edita e anula recibos, através da ficha de cada utilizador.

Desta forma, caso não tenha permissão para editar/anular um recibo, deve verificar essa questão com o administrador.

Para criar uma assistência acede à opção Movimentos -> Assistências. Indica o cliente, a seguir insere as linhas de artigos pretendidas, indicando o artigo, preço unitário e quantidade.

Para além disso pode indicar os dados da garantia, problema do equipamento, diagnóstico, dados da intervenção, entre outros. Após introduzir os dados clica no botão Gravar e a assistência é registada.

Deve aceder à opção Movimentos -> Assistências, seleciona a assistência que pretende faturar e clica no botão Faturar.

Assim será apresentada uma janela onde pode indicar quem reparou o equipamento, descrever os trabalhos efetuados e indicar o tipo de documento a emitir. Clique em Gravar para faturar.

Sim, pode. Através da opção Listagens -> Assistências, pode consultar listagens das assistências pelo estado, pela data da entrada do equipamento ou pela data da reparação, pelo equipamento, entre outros.

Pode visualizar , imprimir e exportar as listagens.

Sim, pode. Através da opção Gestão -> Assistências, pode fazer a gestão das assistências.

Pode efetuar diversos filtros, nomeadamente por:

- Estado: concluídas e pendentes;

- Estado de faturação: faturadas e não faturadas;

- Garantia: em garantia e sem garantia.

E pode aceder à ficha de cada assistência.

Fatura é um documento comercial emitido por um vendedor, onde constam as condições gerais da transação e o valor a pagar pelo comprador. Nas compras de menor valor a fatura pode ser substituída pela fatura simplificada, cujo conteúdo é mais básico.
 

A fatura simplificada é permitida só se o imposto for devido em território nacional e apenas em duas situações:
 

- Nas prestações de serviços que não ultrapassem os 100€ e o adquirente seja sujeito passivo ou particular; e
 

- Nas transmissões de bens efetuadas por retalhistas ou vendedores ambulantes a particulares desde que não seja superiores a 1 000€.

De acordo com o nº 5 do artigo 36º do CIVA , as faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos:
 

- Nome e sede do fornecedor e do destinatário, e correspondentes NIFs;

- QR-code com o tamanho estipulado pela AT
 

- Quantidade e denominação dos bens ou serviços;
 

- Preço, líquido de imposto, e outros elementos incluídos no valor tributável;
 

- Taxas aplicáveis e o montante do imposto;
 

- Motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for o caso;
 

- Data em que os bens foram colocados à disposição ou data de prestação dos serviços, se diferente da data de emissão.

Um recibo é um comprovativo de pagamento, que deve ser emitido apenas no momento do recebimento do cliente.
 

O recibo torna-se um documento com validade fiscal para os sujeitos passivos de IVA que optem pelo regime de IVA de caixa.

Tratam-se de documentos comerciais de acerto de contas, retificativos de faturas. No caso da nota de crédito, emitida ao comprador, a função é retificar/regularizar faturas emitidas.
 

Na nota de débito a função é corrigir a não aplicação do IVA na fatura ou a aplicação de uma taxa de IVA inferior ao que deveria ter sido aplicada.
 

Em ambas devem ser indicados os artigos ou serviços com respetivas quantidades e preços, assim como fazer referência à fatura a que respeitam.

Tanto a guia de remessa como de transporte são documentos logísticos e não contabilísticos que se associam ao envio e transporte de mercadorias ou prestação de serviços.
 

A única diferença é que a guia de remessa indica-nos que já ocorreu o envio da mercadoria ou a prestação de serviços, enquanto a guia de transporte acompanha a mercadoria durante todo o seu transporte.

As guias de transporte devem conter obrigatoriamente os seguintes elementos:
 

- Nome, sede e NIF do remetente dos bens;
 

- Nome e sede do destinatário ou adquirente dos bens;
 

- NIF do destinatário ou adquirente, quando este seja sujeito passivo de IVA;
 

- Menção de que o destinatário ou adquirente não é sujeito passivo de IVA, se for o caso;
 

- Designação comercial dos bens, com indicação das quantidades;
 

- Locais de carga e descarga;
 

- Data e hora em que se inicia o transporte.

Tanto o orçamento como a fatura proforma são documentos provisórios e informativos enviados antes da troca dos bens. O orçamento é mais utilizado para informar o cliente do melhor valor possível dos bens/serviços pretendidos.
 

A fatura proforma é usada como orçamento para a obtenção de créditos ou para facilitar trocas internacionais.

Os mapas recapitulativos são mapas que incluem a identificação dos sujeitos passivos clientes/fornecedores da empresa, onde consta o montante total das operações internas realizadas com cada um deles no ano anterior, quando ultrapassem os 25 000€.
 

Estes mapas fazem parte da declaração anual do IVA, que deve ser entregue anualmente, por via eletrónica.

Os valores depositados na conta à ordem, efetivamente à disposição do cliente, correspondem ao saldo disponível.
 

O saldo contabilístico, além do saldo disponível, engloba também os valores que se encontram pendentes de boa cobrança.

Encontra várias tabelas, tais como de entidades, produtos, bancos, auxiliares e de utilizadores.

As tabelas servem de suporte à utilização da aplicação. No entanto, através das opções de Movimentos pode criar automaticamente os dados a incluir nas tabelas, facilitando assim o trabalho do utilizador.

Para emitir uma fatura acede à opção Movimentos-> Vendas. Indica o cliente, a seguir introduz o tipo de artigos a faturar, temos como opções lentes, óculos, armações e diversos, e seleciona o artigo em questão.

Introduz as linhas de artigos pretendidas, indicado, para além do artigo, o preço unitário e quantidade e clica em insere. Quando introduzir todas as linhas clica no botão gravar e a fatura é emitida.

Na opção Movimentos-> Vendas encontra a pasta "documentos suspensos". Cada tipo de documento possui uma pasta associada, onde encontra os documentos que iniciou mas não gravou, ou seja, encontram-se suspensos.

Pode alterar esses documentos e emiti-los ou apagá-los. Estes documentos estão numerados pela série auxiliar, mas após serem gravados a sua numeração é alterada, passando para a série principal.

Sim, pode. Na opção Movimentos-> Vendas encontra a opção “conversão de documentos”. Deve indicar o tipo de documento a emitir, o cliente e depois aceder à lista de documentos para conversão.

Pode, por exemplo, converter Orçamentos ou Faturas Proforma em Faturas.

Quando, na emissão de um documento, proceder ao lançamento de linhas com taxa de IVA 0%, será apresentada uma janela onde deve indicar o motivo da isenção e confirmar.

Os motivos de isenção encontram-se criados na opção Tabelas-> Auxiliares-> Isenções de IVA e Motivos de Crédito.

Para alterar o nº de casas decimais acede à opção Utilitários-> Configurações-> Preferências.

Nos separadores vendas e compras pode alterar o nº de casas decimais utilizados nos campos quantidade e preço, no final clicar em gravar.

Por defeito está definida a impressão de documentos em formato A4. No entanto pode alterar através da opção Utilitários -> Configurações -> Dados da Empresa.

No separador layouts pode alterar o formato para emissão de vendas, e escolher a opção “Aplicar layouts de Vendas também em POS”.

Para fazer a abertura de caixa acede à opção Movimentos-> Venda, e clica em abertura do caixa. O utilizador e nº são assumidos automaticamente, apenas tem de introduzir o valor em caixa e a seguir gravar.

No final do dia para fazer o fecho do caixa, acede ao mesmo menu mas clica em fecho do caixa, a seguir em gravar e o fecho é efetuado.

Sim, pode. Através da opção Utilitários-> Configurações-> Preferências, no separador vendas seleciona a opção “obriga abertura caixa”.

O SAFT é um ficheiro normalizado, que engloba um conjunto de registos contabilísticos, faturação e documentos de transporte.
 

O SAFT encontra-se em formato XML, por isso se o tentar abrir não irá entender o seu conteúdo. O ficheiro é apenas entendido pelo software da AT.

Para exportar o ficheiro SAFT-PT deve aceder à opção eFatura-> SAFT-PT 1.04. Confirma o período de emissão dos documentos que pretende comunicar e a seguir clica em ficheiro.
 

Assim, automaticamente, o sistema faz o download do ficheiro, no formato XML. Se pretender pode enviar o ficheiro por e-mail, clica em e-mail, assim é apresentada uma janela de envio já com o ficheiro em anexo.

Tal como referido pela AT, desde janeiro de 2013, apenas é obrigado a comunicar, através do envio mensal do SAFT, as faturas que emite.
 

Assim, nos meses em que não emitir faturas não tem de efetuar qualquer comunicação a esse nível.

Relativamente aos stocks pode emitir documentos como guias de transferência, entrada e saída de stocks e documentos de acerto de inventário.

Para emitir estes documentos acede à opção Movimentos-> Artigos-> Stocks.

Para controlar a rutura de stock deve aceder à opção Utilitários-> Configurações-> Preferências. Deve indicar se pretende que o sistema deva "ignorar a rutura de stock" ou "não permitir a rutura de stock".

Ao selecionar "não permitir rutura de stock" o sistema, na movimentação de artigos, não permite a existência de rutura de stock e alerta o utilizador.

O pacote de 1.000 SMS tem um custo de 40,00€, o pacote de 5.000 SMS 150,00€ e o pacote de 10.000 SMS 300,00€, aos quais acresce IVA à taxa legal em vigor.
 

Os pacotes SMS não têm limite de validade.

Sim, pode. Acede à opção CRM-> SMS-> Envio em Série. Nesta opção pode definir quais os destinatários e escrever a mensagem.
 

Apenas serão apresentados destinatários que tenham associado nº de telemóvel na respetiva ficha.

Sim, pode. Através da opção Tabelas, acede à ficha da entidade à qual pretende enviar a SMS.
 

No campo telemóvel encontra o botão de Envio SMS, onde deve escrever a mensagem que será enviada apenas para essa entidade.

Sim. Acede à opção CRM-> SMS-> Histórico de Envios.
 

Pode indicar o período de tempo que pretende analisar e clicar em processar, assim será apresentado o histórico com indicação da data e hora de envio, destinatário e mensagem. Aqui pode também controlar o nº total de mensagens enviadas.

Sim, pode. Deve aceder à opção Tabelas-> Utilizadores-> Gestão de Acessos aos Utilizadores. Indica o utilizador e clica em processar.

De seguida seleciona as opções que o utilizador terá acesso, pode ainda defenir o tipo de acesso: Edição, Introdução ou Consulta. No final clique em gravar.

Sim, pode. Cada utilizador pode personalizar a sua própria barra de botões. Para isso, deve aceder à opção Utilitários-> Configurações-> Barra de Botões.
 

Pode adicionar ou retirar os botões disponíveis e também alterar a ordem de apresentação dos mesmos.

Não. O layout de cada documento necessita, obrigatoriamente, de cumprir determinados parâmetros, por isso não pode ser alterado pelo utilizador.
 

Assim, se pretender alterar o layout de um documento deve contactar o seu revendedor.

Trata-se de um sistema que gera referências multibanco de forma automática nos documentos que emite. Assim, por exemplo, sempre que emitir uma fatura as referências são geradas e introduzidas no próprio documento, de acordo com o cliente e valor a pagar.
 

Este serviço para além de facilitar e simplificar o processo de pagamento dos seus clientes, agiliza também o processo de recebimento dos mesmos. Tornando-se uma mais-valia tanto para a empresa como para os clientes.

Quando emite uma fatura ao mesmo tempo são calculadas e emitidas as referências multibanco, de acordo com o cliente e valor a pagar, juntamente com o documento.
 

Após a receção do documento o cliente efetua o pagamento num dos terminais disponíveis. Imediatamente após o pagamento receberá uma notificação por e-mail com a indicação das referências pagas.
 

Diariamente são transferidos os valores das referências pagas e deduzidas do custo do serviço. E mensalmente receberá uma fatura-recibo com o valor dos serviços prestados.

Para aderir deve preencher o formulário de adesão ao serviço e enviá-lo, por fax, e-mail ou correio normal, para a IfthenPay, juntamente com:
 

- Comprovativo do NIB indicado no contrato, onde conste o nome de titular da conta bancária que deverá corresponder ao do contrato;
 

- No caso de empresas: código de certidão permanente da empresa e documentos de identificação dos representantes legais;
 

- No caso de empresários em nome individual: documento de identificação e declaração de início de atividade.

Após ter enviado o contrato de adesão ao serviço juntamente com toda a documentação necessária, receberá no seu e-mail os dados que deve introduzir na opção Utilitários-> Configurações-> Dados da Empresa, separador multibanco.

Deve ativar a opção multibanco e introduzir os dados de entidade, sub-entidade e chave do BackOffice. A seguir pode selecionar para que tipo de documentos pretende gerar as referências multibanco e no final clicar em gravar.

A adesão ao serviço não implica qualquer custo. Terá apenas uma taxa fixa de 0,70€ por cada pagamento multibanco efetivo, independentemente do seu valor, acrescendo IVA à taxa legal em vigor.
 

Trata-se da tarifa mais baixa, atualmente, em todo o mercado português.

Sim, pode. Deve aceder à opção Movimentos-> Tesouraria-> Recebimentos por Multibanco, aqui poderá verificar o histórico de pagamentos dos seus clientes.
 

Poderá analisar em detalhe os clientes que efetuaram pagamento, o valor pago e data de pagamento, entre outras informações.

Sim, pode exportar dados do Optical. Pode fazê-lo através de todas opções de tabelas e listagens. Pode exportar os dados para os formatos Word, Excel e PDF.

Deve aceder à opção Utilitários -> Importação de Dados, onde pode obter um documento modelo para a importação dos dados, com todos os campos necessários.

Para a importação deve selecionar o ficheiro, o formato suportado para a importação é o Microsoft Excel 97-2003. A seguir clique em Processar e para confirmar a importação clique em Importar.

Para obter listagens acede à opção Listagens. Aí encontra vários tipos de listagens, tais como de vendas, artigos, mapas de impostos, diário de documentos, entre outros.
 

Pode analisar as listagens, exportá-las para PDF, Excel e Word, e ainda enviá-las por e-mail.